HALLITUKSEN JÄSENEN

SEITSEMÄN KUOLEMANSYNTIÄ

1. Hallituksen jäseneksi ryhtyminen väärin perustein tai virheellisin asentein

2. Tietämättömyys siitä, mikä taloyhtiöissä yleensä on tärkeää

3. Välinpitämättömyys siitä, mikä kyseisessä taloyhtiössä on keskeistä

4. Lillukanvarsiin keskittyminen

5. Piittaamattomuus talouden suunnittelusta, kehityksestä ja sen tiedottamisesta

6. Herraksi ryhtyminen – ei piitata osakasmielipiteistä "kun ne ovat kuitenkin typeriä"

7. "Isännöitsijä ja talonmies / huoltomies ovat laiskoja, tyhmiä ja ahneita" –asenne

1. Hallituksen jäseneksi ryhtyminen väärin perustein tai virheellisin asentein

Hallituksen jäsenen ei tule ajaa omia etujaan. Koko taloyhtiön ja sen kaikkien osakkaiden edut tulee asettaa etusijalle.

Hallituksen jäsenen ei tule keskittyä naapurien, hallituksen jäsenten tai isännöitsijän puolelta koettujen vääryyksien kostamiseen.

Jos näyttää syntyvän erimielisyyttä esimerkiksi hallituksen jäsenen huoneistossa todetun kosteusongelman aiheuttamista toimenpiteistä, on kyseisen hallituksen jäsenen viisainta vetäytyä kokonaan hallitustyöstä ja ryhtyä ajamaan etujaan osakkaana. Näin vältetään mm. epäilyksiä henkilökohtaisen hyödyn tavoittelusta hallitustyöskentelyssä.

2. Tietämättömyys siitä, mikä taloyhtiöissä yleensä on tärkeää

Jos hallituksen jäseneksi on kerran ryhtynyt, tulee myös paneutua tarvittaviin yleisiin perustietoihin, kuten keskeisimpiin määräaikoihin, esimerkkinä vaikkapa kymmenvuotisvastuut. Näissä on joskus sattunut satojenkin tuhansien markkojen suuruisia vahinkoja määräaikojen päästyä unohtumaan. Näin ollen hallituksen jäsenen valppaus saattaa varmistaa todella merkittävän säästön menopuolella. Myös urakoiden takuuaikaiset ongelmat ovat toisinaan erittäin merkittäviä.

Kyseessä ei ole yletön työmäärä, kunhan on paneutunut perusasioihin ja pitää ne järjestelmällisesti mielessä. Itse asiassa hallituksen jäsenen on melko helppo hoitaa seuranta, kunhan tiedostaa tarpeen keskittyä olennaisiin asioihin ja jättää pikku yksityiskohdista huolehtimisen pääosin muiden tehtäväksi.

Yleistietoa on saatavissa useista lähteistä, mm. kiinteistöalan järjestöjen kautta. Hallituksen jäsenille suunnattuja oppaita ja koulutusta on nykyään runsaasti.

Sen lisäksi, että hankkii tarvittavan yleistietämyksen, on hyvä käyttää tervettä järkeä. Kaikkea ei kohtuudella voi tietää, mutta terveellä järjellä voi päästä esittämään aiheellisia kysymyksiä. Esimerkkinä käyköön sellainen poikkeustapaus (markkojen ja ”yleisen” korjausavustuksen ajalta), jossa taloyhtiön putkistosaneeraus maksoi runsaat 600.000 mk ja korjausavustusta (10 %) oli haettu ja saatu vastaavasti, vaikka tosiasiassa menoista oli saatu grynderiltä ja vakuutusyhtiöltä yhteensä yli puolet. Kukaan yhtiössä ei ollut tullut ajatelleeksi, että vastaavasti olisi tullut korjausavustusta palauttaa runsaat 30.000 mk: Hallituksen jäseniltä ei voida kohtuudella edellyttää kaikkiin poikkeuksellisia tapauksia koskeviin avustus- ym. säännöksiin paneutumista. Asian pohtimiseen olisi kuitenkin voitu päätyä pelkästään tervettä järkeä käyttämällä: ei kai avustusta pidä saada sellaiseen menoerään, jota ei lopulta kuitenkaan jouduta maksamaan?

3. Välinpitämättömyys siitä, mikä kyseisessä taloyhtiössä on keskeistä

Kun ensin on hankkinut yleistä tietoa olennaisista asioista, on helpompi miettiä muun hallituksen ja isännöitsijän kanssa mihin päähuomio tulisi kiinnittää nyt ja lähitulevaisuudessa, kun otetaan huomioon taloyhtiön ikä ja erityispiirteet sekä suunnitelmissa olevat hankkeet.

4. Lillukanvarsiin keskittyminen

Kokouksessa tulee säästää lillukanvarret loppujutusteluun, ellei suorastaan pidättyä niiden esille ottamisesta. Ylipäätään pitäisi pyrkiä noudattamaan järjestelmällisyyttä käsittelyssä: yksi asia kerrallaan ja mahdollisesti mieleen tulevat muut asiat paperille myöhemmin esille otettaviksi. Erityisesti kannattaa muistaa, että isännöitsijä tekee työtään ja harkita, olisiko vaikkapa hallituksen sisäinen kahvihetki järkevä muoto vapaampaan keskusteluun pienemmissä asioissa. Näin osoitettaisiin isännöitsijälle, että tämän aikaa arvostetaan ja voitaisiin samalla edellyttää vastapainoksi järjestelmällistä ja tehokasta työskentelyä isoissa asioissa, niin hallituksen kokousten valmistelussa ja kokouksissa kuin isännöinnissä ylipäätään.

Yksittäisistä pyykkinarutositteista keskusteleminen ei ole perusteltua silloin, kun tärkeää olisi keskittyä yhtiön talouden kokonaistilanteen seuraamiseen tai olennaisten tai ongelmallisten tapausten, kuten esimerkiksi suurten urakoiden pohtimiseen. Esimerkiksi sen varmistaminen, että putkistosaneerauksen tekevältä urakoijalta on saatu ennakkoperintärekisteriote, on aivan toisen merkitysluokan kysymys taloyhtiön taloudessa kuin joku parinsadan markan hankinnan ajoittuminen tai kympin hinnanero yleisten tilojen wc-paperipakkauksissa.

"Lillukanvarsi-syndrooman" yksi vaarallisimpia ilmentymiä on keskittyminen muotoon asian kustannuksella:

Niin isännöitsijä tai hallituksen jäsen kuin myös muut yhtiön johdossa voivat erehtyä luulemaan, että asiat on hoidettu hyvin kunhan valvoo tarkkaan, että hallinto ja laskenta on hoidettu täsmällisesti.

Tosiasiassa esimerkiksi isossa korjaushankkeessa on saavutettu vasta vähän jos muotopuoli on kunnossa: Vähättelemättä lainkaan hallintoa ja laskentaa – joiden myös tulee olla hyvin hoidettu – on selvä, että lopputuloksen kannalta on keskeisempää, että esimerkiksi vauriotilanne on riittävän tarkkaan selvitetty, jotta ei ryhdytä virheellisiin korjaustoimenpiteisiin ja että kriittiset korjaustyövaiheet on valvottu riittävän tarkasti.

Käytännön esimerkkinä mainittakoon rivitalo, jossa vesikatto uusittiin kun todettiin kosteusongelmia yläpohjassa. Mukaan kytkettiin eräs alan nimekkäimmistä suunnittelutoimistoista. Vuoden kuluttua korjauksesta, jonka yhteydessä oli tehty myös palo-osastointi huoneistojen välille, todettiin yhdessä päätyhuoneistossa rakenteiden alkaneen jo vaurioitua uudelleen. Asiaa selvitettäessä ilmeni, että kosteusongelman aiheuttaja olikin ilmastointivirhe, joka puolestaan johtui päätyhuoneiston kylpyhuoneremontissa aikanaan tehdyistä muutoksista. Jos kattouusinnan suunnittelija olisi kartoittanut huolella lähtötilanteen tai jos yhtiön edustajat olisivat kertoneet kyseisessä huoneistossa jo aiemmin todetuista seikoista, jotka ilmiselvästi viittasivat ilmastoinnin ongelmiin, olisi vesikaton uusinta todennäköisesti voitu tehdä 10–20 vuotta myöhemmin. (Tässä nimenomaisessa tapauksessa voidaan tietysti todeta, että paloturvallisuuden lisääntyminen jo nyt oli sinänsä positiivista.)

5. Piittaamattomuus talouden suunnittelusta, kehityksestä ja sen tiedottamisesta

Jos taloyhtiössä on pari vuotta sitten toteutettu rappukäytäväkorjaus, jonka yhteydessä esiintyi aikatauluongelmia ja talousarvion ylityksiä, eikä niistä ja niiden sinänsä asiallisista syistä tiedotettu aikanaan selkeästi ja ajallaan, on turha ihmetellä miksi osakkaat eivät erityisemmin innostu yhtiössä lähiaikoina välttämättömän putkistosaneerauksen suunnittelusta ja sen käynnistämisestä. Onhan heikolla tiedottamisella jo kylvetty epäluuloa yhtiön asioiden hoitoa kohtaan.

Tilintarkastuksissa tulee yllättävän usein ilmi sellaisia merkittäviäkin virheitä, jotka jokaisen hallituksen jäsenen olisi luullut huomaavan jos olisi tutustunut papereihin huolella ja ajatusta käyttäen. Niitä papereita, joihin hallituksen jäsenet panevat nimensä on sittenkin niin vähän, että ne kannattaisi lukea kokonaan ja ajatuksella.

Jo oman vastuunsa kannalta hallituksen jäsenten ja isännöitsijän kannattaa myös huolehtia siitä, että taloyhtiön asioita valvotaan asianmukaisesti. Asiantuntemuksen varmistamiseksi kannattaa suositella aina, että toiseksi tilintarkastajaksi valitaan asunto-osakeyhtiön asiat hyvin tunteva HTM- tai KHT-tilintarkastaja. Siihen, ketkä henkilöt tilintarkastajiksi valitaan, ei yhtiön johtoon kuuluvien kuitenkaan tulisi ottaa kantaa – hehän tulevat jatkossa olemaan tilintarkastajan arvioinnin kohteena.

6. Herraksi ryhtyminen - ei piitata osakasmielipiteistä "kun ne ovat kuitenkin typeriä"

Hallituksen jäsenillä on parhaimmillaan tärkeä rooli taloyhtiön asioiden joustavan hoitamisen ja viihtyisyyden lisääjinä.

Kokemus on osoittanut, että epäasialliseenkaan kritiikkiin ei kannata vastata tylysti – pitkällä tähtäimellä työskentely taloyhtiössä on miellyttävintä, jos hallituksen jäsenten ja isännöitsijän "pinna" on pitkä. Tämä ei tietysti tarkoita älyttömyyksiin suostumista, vaan lähinnä asioiden rauhallista kommentointia. Ei siis kannata provosoitua provosoitaessakaan.

Lisäksi osakaskunnassa on usein "piilossa" sellaista tietämystä, joka esille saatuna palvelee kaikkien osakkaiden etua. Kannattaa siis olla herkkäkorvainen.

7. "Isännöitsijä ja talonmies / huoltomies ovat laiskoja, tyhmiä ja ahneita" -asenne

Hallituksen jäsenen tulee pyrkiä edistämään hyvän ilmapiirin kehittymistä mm. esittämällä aiheellinenkin kritiikki rakentavasti. Parasta palvelua taloyhtiö saa, jos toisaalta seurataan asioiden hoitoa, mutta myös kritiikki esitetään positiivisesti painottaen.

Hallituksen jäsen ei ole talonmiehen tai huoltomiehen suora esimies. Tulee muistaa oikea "käskyreitti" – vielä enemmän tämä koskee hallituksen jäsenten puolisoita, jotka toisinaan ryhtyvät mielellään koko taloyhtiön kuninkaaksi / kuningattareksi.

Tarvittaessa olennaisista asioista laaditaan omat muistilistat, joihin voi tukeutua. Mikäli myöhemmin kuitenkin toteaa asioiden unohtuneen, on syytä tarkoin harkita millaista kieltä aikoo käyttää unohduksesta muistuttaessaan: Onko unohduksesta aiheutunut haittaa, jos on, niin missä määrin, ja olisinko itse voinut muistuttaa asiasta aiemmin. "Sainpas kiinni tekemättömyydestä" on väärä asenne. Sen sijaan tulee pyrkiä taloyhtiön etujen valvomiseen yhteistyössä muiden kanssa.

Isännöitsijän valinta on tietysti tärkein vaihe taloyhtiön ja isännöitsijän sopimussuhteessa, koska epäpätevästä tai väärin asennoituvasta isännöitsijästä ei noin vain saa kunnollista taloyhtiön hoitajaa. Tästä huolimatta hallitus on avainasemassa kun pyritään yhtiön asioiden hyvään hoitoon. Isännöitsijäkin on ihminen ja toimii siis parhaiten, jos hän voi todeta hallituksen seuraavan tilannetta kiinnostuneena ja antavan kritiikkiä, mutta rakentavassa hengessä, välttäen tyyliä "taas töppäsit" (vaikka näin olisikin, ei sen toteaminen silti edistä asioiden hyvää hoitamista jatkossa). Motivoitu isännöitsijä on paras isännöitsijä.

(Tämä teksti perustuu alun perin äänimuotoisena kotisivuillamme 90-luvun lopulla julkaistuun esitelmään – jos haluatte kiinnostuksesta vanhaan netti-tekniikkaan tutustua äänitteeseemme, voitte kokeilla sitä. Olemme säilyttäneet ratkaisun osana kotisivujamme siitä huolimatta, että sitä ei enää vuosiin ole tuettu ratkaisun toimittaneen yrityksen - jota sitäkään ei enää sellaisenaan ole olemassa – toimesta. Äänitteen toimivuus on siis luvalla sanoen epävarmaa mutta jos olette kiinnostunut ”museoista” …)